Tiền thuê mặt bằng

Đây là khoản chi phí cố định mà doanh nghiệp phải trả định kỳ (thường là theo tháng hoặc theo quý). Giá thuê phụ thuộc vào nhiều yếu tố như vị trí địa lý, diện tích, tiện ích đi kèm, và loại hình văn phòng (cao ốc hạng A, B, C hay văn phòng dịch vụ). Khi lựa chọn văn phòng, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ ngân sách để tránh ảnh hưởng đến dòng tiền.

Phí quản lý tòa nhà

Phí quản lý được thu nhằm chi trả cho các dịch vụ vận hành chung của tòa nhà như bảo trì thang máy, hệ thống điện nước, an ninh, vệ sinh khu vực công cộng, diệt côn trùng định kỳ, bảo trì hệ thống PCCC... Mỗi tòa nhà sẽ có mức phí khác nhau, dao động từ vài USD/m²/tháng tùy theo chất lượng dịch vụ.

Chi phí thi công và quản lý trong giai đoạn hoàn thiện nội thất

Sau khi ký hợp đồng, doanh nghiệp có thể được miễn phí tiền thuê trong thời gian thi công nội thất. Tuy nhiên, trong giai đoạn này, tòa nhà vẫn có thể thu phí quản lý. Ngoài ra, doanh nghiệp còn cần tính đến chi phí thiết kế và thi công nội thất, bao gồm lắp đặt vách ngăn, hệ thống điện, internet, nội thất văn phòng... Khoản chi này có thể dao động từ vài trăm triệu đến hàng tỷ đồng tùy vào mức độ đầu tư.

Thuế VAT

Theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải chịu thuế VAT 10% trên tổng chi phí thuê văn phòng. Nếu không tính toán kỹ, khoản thuế này có thể làm tăng đáng kể chi phí thực tế mà doanh nghiệp phải chi trả mỗi tháng.

Tiền đặt cọc

Đây là khoản tiền doanh nghiệp cần nộp trước để đảm bảo thực hiện hợp đồng thuê. Thông thường, tiền cọc dao động từ 1-3 tháng tiền thuê và sẽ được hoàn trả sau khi hợp đồng kết thúc nếu doanh nghiệp không vi phạm các điều khoản trong hợp đồng.

Tiền điện (điều hòa và thiết bị văn phòng)

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng chi phí điện thường không được bao gồm trong tiền thuê. Các tòa nhà có thể tính riêng tiền điện cho hệ thống điều hòa và tiền điện sử dụng cho thiết bị văn phòng. Một số tòa nhà có đồng hồ điện riêng cho từng văn phòng, trong khi một số khác tính phí điện điều hòa theo diện tích hoặc theo giờ sử dụng. Điều này có thể làm phát sinh một khoản chi phí đáng kể, đặc biệt nếu doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng điều hòa ngoài giờ hành chính.

Phí làm việc ngoài giờ

Nếu doanh nghiệp có nhu cầu làm việc ngoài khung giờ hành chính, tòa nhà có thể tính thêm phí vận hành hệ thống điều hòa, điện nước và nhân sự trực ca đêm. Mức phí này có thể được tính theo số giờ sử dụng hoặc diện tích thuê. Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ hợp đồng để tránh những chi phí phát sinh ngoài dự kiến.

Chi phí hoàn trả mặt bằng

Khi hợp đồng thuê kết thúc, doanh nghiệp có trách nhiệm trả lại mặt bằng như hiện trạng ban đầu. Điều này đồng nghĩa với việc phải tháo dỡ vách ngăn, thu hồi hệ thống điện, vệ sinh sạch sẽ... Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên thương lượng về điều khoản này để tránh những chi phí không cần thiết khi trả lại mặt bằng.

Kỳ điều chỉnh giá thuê

Một số hợp đồng thuê văn phòng có điều khoản điều chỉnh giá thuê sau một khoảng thời gian nhất định, thường là 2-3 năm một lần. Mức tăng có thể từ 5-10% tùy theo tình hình thị trường và chính sách của chủ tòa nhà. Việc nắm rõ các điều khoản này giúp doanh nghiệp có kế hoạch tài chính phù hợp, tránh bị động khi giá thuê tăng.

Các khoản phí phát sinh khác

Ngoài những chi phí kể trên, doanh nghiệp có thể phải chi trả thêm một số khoản khác như:

• Phí gửi xe: Tòa nhà có thể thu phí gửi xe theo tháng hoặc theo lượt.

• Phí đặt biển hiệu: Một số tòa nhà có quy định về vị trí đặt biển hiệu và có thể tính phí.

• Chi phí internet và điện thoại: Các gói cước internet, điện thoại tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ.

• Bảo hiểm văn phòng: Một số tòa nhà yêu cầu doanh nghiệp mua bảo hiểm tài sản hoặc bảo hiểm cháy nổ.

Việc nắm rõ 10 loại chi phí trên giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc lên kế hoạch tài chính khi thuê văn phòng. Trước khi ký hợp đồng, hãy đọc kỹ các điều khoản, thương lượng các khoản chi phí có thể phát sinh để tối ưu ngân sách và đảm bảo lợi ích lâu dài.

Liên hệ ngay để nhận báo giá ưu đãi cho văn phòng của bạn:

📞 Hotline: 0945 32 32 35
🌐 Website: www.aboffice.vn

ABOffice – Nơi khởi nguồn của những thành công bền vững!