Không xác định rõ nhu cầu sử dụng
Sai lầm:
Rất nhiều doanh nghiệp khi thuê văn phòng chỉ ước chừng theo cảm tính: “cần khoảng 100m²”, “dư sức chứa 20 người”… mà không có tiêu chí cụ thể nào. Hậu quả là thuê không gian quá lớn gây lãng phí, hoặc quá nhỏ dẫn đến thiếu tiện nghi, nhân sự làm việc chật chội.
Cách tránh:
Tính toán cụ thể số lượng nhân viên, bàn làm việc, phòng họp, kho lưu trữ, pantry...
Dự trù nhu cầu mở rộng trong 1–2 năm tới.
Ưu tiên những toà nhà có diện tích linh hoạt, dễ mở rộng nếu cần.
👉 Gợi ý: Mỗi nhân sự thông thường cần từ 4–6m² (bao gồm bàn, lối đi, không gian chung).
Đặt nặng giá thuê mà bỏ qua chi phí ẩn
Sai lầm:
Cụ thể, doanh nghiệp còn phải tính thêm thuế giá trị gia tăng (VAT 10%), phí quản lý tòa nhà (dao động từ 2–5 USD/m² tuỳ hạng văn phòng), chi phí điện sử dụng (tính riêng theo đồng hồ hoặc đơn giá quy định), phí gửi xe cho nhân viên, chi phí làm việc ngoài giờ (áp dụng nếu doanh nghiệp hoạt động sau 18h hoặc cuối tuần), và nhiều khoản phụ phí khác như: nước uống, vệ sinh riêng, internet, trang trí mặt bằng... Khi cộng tất cả lại, tổng chi phí thuê văn phòng thực tế có thể cao hơn 30–50% so với con số ban đầu.
Điều này dễ khiến doanh nghiệp rơi vào tình huống "vỡ kế hoạch tài chính", đặc biệt nếu ngân sách không được dự phòng kỹ lưỡng. Do đó, việc so sánh tổng chi phí thuê thực tế (giá thuê gộp) giữa các văn phòng là điều cần thiết trước khi ra quyết định. Không nên bị đánh lừa bởi mức giá thuê “rất rẻ” mà bỏ qua các yếu tố chi phí ẩn – vốn có thể ảnh hưởng lớn đến hoạt động dài hạn và hiệu quả tài chính của doanh nghiệp.
Cách tránh:
Luôn hỏi rõ: giá thuê đã bao gồm những gì?
Yêu cầu báo giá chi tiết, bao gồm:
Giá thuê thuần
VAT
Phí quản lý
Phí gửi xe (tháng/ngày)
Điện lạnh, chi phí vận hành máy lạnh ngoài giờ
So sánh giá theo tổng chi phí trên m² chứ không phải giá thuê đơn thuần.
👉 Ví dụ: Văn phòng A có giá thuê 12 USD/m² nhưng phí quản lý 6 USD, tổng là 18 USD; trong khi văn phòng B có giá thuê 15 USD/m², quản lý chỉ 2 USD — tổng là 17 USD. Văn phòng B có thể tiết kiệm hơn dù giá thuê cao hơn
Ký hợp đồng thuê mơ hồ, không rà kỹ điều khoản
Sai lầm:
Hợp đồng thuê văn phòng thường dày và nhiều điều khoản kỹ thuật. Doanh nghiệp nhỏ hoặc startup thường xem lướt, bỏ qua các điều khoản như:
Điều kiện bàn giao (thô, hoàn thiện, có nội thất?)
Trách nhiệm bảo trì hệ thống điện, nước, điều hòa
Điều khoản phạt nếu chấm dứt sớm hợp đồng
Chi phí gia hạn, tăng giá theo năm
Hậu quả là dễ rơi vào tranh chấp hoặc bị thiệt hại tài chính về sau.
Cách tránh:
Đọc kỹ từng điều khoản, đặc biệt là phí phát sinh, thời hạn thuê, quyền và nghĩa vụ hai bên.
Nếu có thể, nhờ luật sư hoặc chuyên viên pháp lý xem hợp đồng trước khi ký.
Yêu cầu liệt kê rõ hiện trạng bàn giao trong phụ lục (tường, sàn, hệ thống điện, điều hòa...).
👉 Lưu ý: Nhiều toà nhà chỉ bàn giao thô, doanh nghiệp phải chi thêm tiền làm trần – sàn – máy lạnh – mạng nội bộ.
Bỏ qua yếu tố vận hành – quản lý tòa nhà
Sai lầm:
Nhiều doanh nghiệp mải mê chọn văn phòng đẹp, mới, giá tốt... nhưng không tìm hiểu về đơn vị vận hành tòa nhà, dẫn đến sau khi dọn vào gặp các vấn đề như:
Bảo vệ tòa nhà không chuyên nghiệp
Vệ sinh, thang máy, điều hòa không ổn định
Mất điện, mất nước thường xuyên
Xử lý sự cố chậm chạp, không có hotline hỗ trợ
Những điều này ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm làm việc và hình ảnh doanh nghiệp.
Cách tránh:
Tìm hiểu kỹ đơn vị vận hành tòa nhà: là công ty chuyên nghiệp hay chủ nhà tự quản?
Ghé khảo sát thực tế vào giờ cao điểm: kiểm tra thang máy, bãi xe, vệ sinh, đèn điện, phòng cháy chữa cháy...
Ưu tiên các tòa nhà có lễ tân, an ninh, hệ thống quản lý thông minh.
👉 Gợi ý: Văn phòng có đội ngũ quản lý chuyên nghiệp thường có ứng dụng quản lý, quy trình xử lý sự cố và hỗ trợ 24/7.
Chọn vị trí không phù hợp với mô hình kinh doanh
Sai lầm:
Không ít doanh nghiệp chọn văn phòng vì “gần nhà giám đốc”, “giá rẻ”, hay “khu vực yên tĩnh” mà bỏ qua sự phù hợp với khách hàng, nhân viên và định hướng phát triển. Hệ quả:
Nhân viên di chuyển xa → nghỉ việc
Khách hàng khó tìm → mất cơ hội giao dịch
Hạn chế khả năng tuyển dụng và mở rộng
Cách tránh:
Phân tích kỹ khách hàng mục tiêu và đối tác: họ ở đâu? đi lại bằng phương tiện gì?
Ưu tiên vị trí giao thông thuận tiện, gần tuyến đường lớn, metro, bãi đậu xe.
Nếu là ngành sáng tạo, công nghệ, coworking space hoặc văn phòng trong các khu startup sẽ linh hoạt hơn.
👉 Ví dụ: Với startup công nghệ có đội ngũ trẻ, làm việc linh hoạt, chọn không gian Coworking ở Thảo Điền – Quận 2 hoặc TP. Thủ Đức có thể tiết kiệm chi phí, dễ tuyển người.
Thuê văn phòng không chỉ là một giao dịch bất động sản, mà là quyết định chiến lược ảnh hưởng đến vận hành, thương hiệu và tốc độ phát triển doanh nghiệp. Hãy dành thời gian khảo sát kỹ, chuẩn bị tốt và học từ những sai lầm thường gặp để đưa ra lựa chọn tối ưu nhất.
Nếu bạn cần tư vấn thuê văn phòng phù hợp, từ văn phòng trọn gói, truyền thống đến mô hình linh hoạt theo nhu cầu, hãy kết nối với những đơn vị uy tín có kinh nghiệm và hệ thống lựa chọn đa dạng.
Liên hệ ngay để nhận báo giá ưu đãi cho văn phòng của bạn:
📞 Hotline: 0945 32 32 35
🌐 Website: www.aboffice.vn
ABOffice – Nơi khởi nguồn của những thành công bền vững!
