9 Lưu ý khi đọc và soạn thảo hợp đồng thuê văn phòng:

1. Chi Tiết Về Các Bên Tham Gia

Đảm bảo rằng tên đầy đủ và địa chỉ của cả người thuê và chủ nhà được nêu rõ trong hợp đồng.

2. Mô Tả Chi Tiết Về Mặt Bằng

Hợp đồng cần mô tả chi tiết về vị trí và diện tích của văn phòng, cũng như tình trạng hiện tại của mặt bằng.

Diện tích thuê văn phòng chính xác là bao nhiêu. Các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp hạng A, B, C chỉ tính tiền thuê cho những diện tích khách hàng thực tế sử dụng. Diện tích văn phòng bạn phải trả tiền thuê cụ thể sẽ dựa vào diện tích thuê được đo theo phương pháp nào.

Có 03 phương pháp đo diện tích như sau:

1. Đo thông thủy, trong lòng văn phòng;
2. Đo theo tim tường và vách bao quanh văn phòng;
3. Đo theo mép ngoài của tường và vách bao quanh văn phòng.

Phương pháp đo theo thông thủy ít hơn 3 – 5% đo theo diện tích xây dựng (mép ngoài của tường). Một lưu ý khác là cần đo lại diện tích trước khi ký hợp đồng.

3. Thời Hạn Thuê

Xác định rõ ràng thời hạn thuê và các điều kiện về gia hạn hợp đồng.

Ngày hợp đồng bắt đầu có hiệu lực và bên thuê bắt đầu bị tính phí thuê văn phòng là ngày nào. Các thời gian chờ làm nội thất văn phòng có được tính vào hợp đồng không vv.vv

Khi sắp đến thời hạn thuê văn phòng bên thuê và bên cho thuê thực hiện gia hạn hợp đồng như thế nào? Phải thông báo trước bao lâu cũng là những điều cần đưa vào hợp đồng.

4. Chi Phí Thuê và Các Khoản Phí Khác

Liệt kê rõ ràng giá thuê hàng tháng và cách thức thanh toán. Nêu bật các khoản phí phát sinh khác.

Phí thuê văn phòng là khoản chi phí mà khách thuê trả cho các dịch vụ, tiện ích tòa nhà cung cấp gồm: Lễ tân, an ninh, vệ sinh, nước trong khu vực WC, chiếu sáng và điều hòa khu vực công cộng, vận hành thang máy, diệt côn trùng, chăm sóc cây xanh v.v.

Phí dịch vụ thông thường không bao gồm: Tiền điện trong diện tích thuê, tiền đỗ ô tô, xe máy … Tuy nhiên một số tòa nhà cho miễn phí một số lượng xe nhất định tương ứng với diện tích sàn văn phòng.

Ngoài ra còn các khoản phí phát sinh khác như: làm ngoài giờ, tiền điện theo các bậc – mức tiêu thụ

5. Điều Khoản Về Sửa Chữa và Bảo Trì

Trong quá trình sử dụng văn phòng thuê. Các chi phí phát sinh liên quan đến bảo dưỡng – sửa chữa văn phòng được quy định như thế nào? bên nào phải chịu thanh toán các chi phí này cũng là điều cần được đề cập đến.

Nếu trong chi phí đã có khoản phí bảo trì văn phòng thì đương nhiên bên cho thuê phải có trách nhiệm. Tuy nhiên nhiều trường hợp không nêu rõ khiến văn phòng xuống cấp mà không có ai bảo trì, sửa chữa. Đó là điều cần tránh.

6. Quy Định Về Sử Dụng Văn Phòng

Điều khoản này nên bao gồm các hạn chế hoặc quy định đặc biệt về việc sử dụng mặt bằng, ví dụ không được phép sử dụng văn phòng cho mục đích không phải là văn phòng.

• Trách nhiệm của bên cho thuê:

  • Về việc bàn giao mặt bằng.
  • Về việc đảm bảo tính pháp lý của văn phòng.
  • Về các vấn đề xử lý sự cố phát sinh của văn phòng mà lỗi không thuộc bên thuê.
  • ….

• Trách nhiệm của bên thuê:

  • Trách nhiệm thanh toán tiền thuê
  • Trách nhiệm sử dụng và bảo trì văn phòng
  • Chấp hành quy định pháp luật và của tòa nhà
  • Chấp hành mọi quy định về bảo vệ vệ sinh môi trường, an ninh trật tự công cộng, phòng cháy chữa cháy.
  • ….

7. Điều Khoản Về chấm dứt Hợp Đồng

Ghi rõ các điều kiện cho phép hủy hợp đồng trước thời hạn, bao gồm cả hình thức thông báo và các khoản phí phạt (nếu có).

Chấm dứt hợp đồng có nhiều trường hợp:

1. Hết hạn hợp đồng & các trường hợp khách quan hoặc bất khả kháng khác.

2. Nếu quá trình thực hiện, hợp đồng chấm dứt hợp đồng trước thời hạn do các lý do khác, bên thuê nên gửi Công văn thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng để tiến hành chấm dứt hợp đồng, giải quyết chi phí và tiền đặt cọc một cách thỏa đáng.

8. Bảo Đảm và Đặt Cọc

Điều khoản về đặt cọc bảo đảm cho việc thuê mặt bằng, cũng như điều kiện để hoàn trả số tiền này khi hết hợp đồng.

9. Pháp Lý và Giải Quyết Tranh Chấp

Nêu rõ pháp luật nào sẽ áp dụng cho hợp đồng và cách thức giải quyết các tranh chấp nếu có phát sinh.

Việc hiểu rõ những điểm trên không chỉ giúp bạn tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có mà còn đảm bảo môi trường làm việc ổn định và thuận lợi cho doanh nghiệp. Luôn tham khảo ý kiến của luật sư trước khi ký kết hợp đồng để đảm bảo các điều khoản được bảo vệ một cách tốt nhất.