Khi thuê văn phòng, nhiều doanh nghiệp thường chỉ quan tâm đến giá thuê mà chưa tính hết các khoản chi phí đi kèm. Trên thực tế, ngoài tiền thuê mặt bằng, phí dịch vụ văn phòng cũng là khoản quan trọng cần tìm hiểu kỹ để dự trù ngân sách chính xác và tránh phát sinh ngoài kế hoạch. Trong bài viết này, AB Office sẽ giúp bạn hiểu rõ phí dịch vụ văn phòng là gì, thường bao gồm những khoản nào và cần lưu ý gì để kiểm soát chi phí thuê văn phòng hiệu quả.

Phí dịch vụ văn phòng là gì?

Phí dịch vụ văn phòng là khoản chi phí mà khách thuê phải trả ngoài tiền thuê mặt bằng, dùng để phục vụ cho việc quản lý, vận hành và duy trì hoạt động chung của tòa nhà. Khoản phí này giúp đảm bảo tòa nhà luôn vận hành ổn định, sạch sẽ, an toàn và có đầy đủ các điều kiện cần thiết cho doanh nghiệp làm việc hằng ngày. Vì vậy, khi tìm thuê văn phòng, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào đơn giá thuê mà cần xem xét cả phí dịch vụ để tính đúng tổng chi phí thực tế.

Phí dịch vụ văn phòng là gì?

Phí dịch vụ văn phòng thường bao gồm những gì?

Về cơ bản, phí dịch vụ văn phòng là khoản chi để tòa nhà duy trì hoạt động chung ổn định, sạch sẽ và an toàn. Tùy từng tòa nhà, các hạng mục có thể khác nhau, nhưng thường sẽ gồm những khoản như sau:

• Vệ sinh khu vực chung: Khoản phí này được dùng để chi trả cho việc vệ sinh định kỳ tại sảnh, hành lang, thang máy, nhà vệ sinh chung và các khu vực công cộng khác của tòa nhà.
• Bảo vệ và an ninh: Chi phí phục vụ cho hoạt động kiểm soát người ra vào, tuần tra, giám sát an ninh và hỗ trợ xử lý các tình huống phát sinh trong tòa nhà..
• Lễ tân và ban quản lý tòa nhà: Tiếp đón khách, hỗ trợ khách thuê, điều phối các vấn đề vận hành.
• Điện khu vực chung: Điện chiếu sáng sảnh, hành lang, bãi xe, thang máy và các không gian dùng chung.
• Vận hành, bảo trì thang máy: Khoản phí này phục vụ cho việc kiểm tra, bảo dưỡng và duy trì hoạt động ổn định của hệ thống thang máy.
• Bảo trì hệ thống kỹ thuật chung: Sử dụng để kiểm tra, sửa chữa và duy trì các hệ thống như điện, nước, điều hòa trung tâm, máy phát điện, phòng cháy chữa cháy và camera giám sát.
• Chăm sóc cảnh quan, không gian chung: Dùng để duy trì cây xanh, sảnh chờ và các khu vực chung khác, giúp tòa nhà luôn gọn gàng, chỉn chu.
• Thu gom rác tại khu vực chung: giữ vệ sinh và đảm bảo môi trường chung của tòa nhà.

Phí dịch vụ văn phòng cần kiểm tra kỹ ngay từ đầu

Tuy nhiên, không phải cứ đóng phí dịch vụ văn phòng là doanh nghiệp sẽ không phát sinh thêm chi phí khác. Trên thực tế, nhiều tòa nhà vẫn tách riêng một số khoản như tiền điện trong văn phòng, phí gửi xe, phí làm việc ngoài giờ, điện điều hòa ngoài giờ hoặc chi phí sử dụng thêm các tiện ích riêng. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ bảng phí ngay từ đầu để tránh nhầm lẫn khi tính tổng chi phí thuê văn phòng.

Các yếu tố ảnh hưởng đến phí quản lý tòa nhà văn phòng

Quy mô và tiện ích toàn nhà

Quy mô tòa nhà có ảnh hưởng trực tiếp đến phí quản lý văn phòng. Những tòa nhà có nhiều tầng, diện tích lớn, nhiều khu vực chung hoặc lượng khách thuê đông thường cần nhiều chi phí hơn cho vận hành, vệ sinh, bảo vệ, kỹ thuật và quản lý hằng ngày.

Ngoài ra, mức phí cũng thường cao hơn nếu tòa nhà được đầu tư nhiều tiện ích như thang máy hiện đại, điều hòa trung tâm, máy phát điện, bãi đỗ xe, sảnh lễ tân hoặc hệ thống kỹ thuật đồng bộ. Tòa nhà càng đầy đủ tiện ích thì chi phí vận hành và bảo trì thường càng lớn.

Hạng và chất lượng tòa nhà

Hạng tòa nhà là yếu tố ảnh hưởng rõ đến phí quản lý tòa nhà văn phòng. Thông thường, tòa nhà có tiêu chuẩn càng cao thì mức phí quản lý càng lớn do đi kèm chất lượng vận hành, tiện ích và dịch vụ tốt hơn. Doanh nghiệp có thể tham khảo mức phí phổ biến theo từng hạng tòa nhà như sau:

>> Xem thêm: Văn phòng A, B, C khác nhau như thế nào?

Vị trí địa lý của tòa nhà

Vị trí địa lý cũng ảnh hưởng khá rõ đến phí quản lý tòa nhà văn phòng. Những tòa nhà nằm ở khu trung tâm, mặt tiền đường lớn hoặc khu vực có nhu cầu thuê cao thường có mức phí quản lý nhỉnh hơn. Nguyên nhân là vì chi phí vận hành, nhân sự, bảo trì và tiêu chuẩn dịch vụ tại những khu vực này thường cao hơn so với các vị trí xa trung tâm hoặc ít sôi động hơn.

Vị trí địa lý ảnh hướng rất nhiều đến phí dịch vụ

Chính sách của từng tòa nhà

Mỗi tòa nhà có thể áp dụng cách tính phí quản lý văn phòng khác nhau. Có nơi đã gộp nhiều hạng mục vào một mức phí chung, nhưng cũng có nơi tách riêng từng khoản như điện điều hòa ngoài giờ, phí gửi xe hoặc một số chi phí vận hành khác. Vì vậy, doanh nghiệp nên hỏi rõ ngay từ đầu để biết chính xác mức phí đang bao gồm những gì và tránh nhầm lẫn khi so sánh giữa các tòa nhà.

Những lưu ý quan trọng để kiểm soát chi phí thuê văn phòng

Để kiểm soát tốt chi phí thuê văn phòng, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào giá thuê niêm yết mà cần xem tổng chi phí thực tế phải trả mỗi tháng. Việc tìm hiểu kỹ ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế phát sinh và dễ so sánh giữa các tòa nhà hơn. Một số điểm doanh nghiệp có thể lưu ý như:

• Tổng chi phí thực tế: Không nên chỉ nhìn vào giá thuê/m2 mà cần tính cả phí dịch vụ và các khoản phát sinh đi kèm mỗi tháng.
• Phạm vi phí dịch vụ: Cần hỏi rõ phí dịch vụ đã bao gồm những gì, đồng thời xác định khoản nào sẽ được tính riêng như điện, gửi xe hay phí ngoài giờ.
• Bảng phí chi tiết: Nên yêu cầu bên cho thuê cung cấp bảng phí bằng văn bản để dễ đối chiếu trong quá trình làm việc và ký hợp đồng.
• Điều khoản về thuế và phụ phí: Cần xem kỹ các nội dung liên quan đến thuế GTGT, phụ phí và khả năng điều chỉnh giá trong thời gian thuê.
• So sánh chi phí giữa các tòa nhà: Nên đặt các tòa nhà lên cùng một mặt bằng tiêu chí và so sánh theo tổng chi phí thay vì chỉ nhìn vào giá thuê ban đầu.

Hiểu rõ phí dịch vụ văn phòng và các khoản chi phí liên quan sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi tìm thuê mặt bằng, đồng thời hạn chế những phát sinh không cần thiết trong quá trình sử dụng. Đừng quên theo dõi chuyên mục Cẩm nang thuê văn phòng của AB Office để cập nhật thêm nhiều kinh nghiệm hữu ích, giúp việc thuê văn phòng trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.