Bước 1: Xác Định Nhu Cầu Thuê Văn Phòng Của Doanh Nghiệp

Trước khi bắt đầu tìm kiếm, điều quan trọng nhất là bạn phải hiểu rõ nhu cầu thực tế của doanh nghiệp mình. Hãy tự đặt ra và trả lời những câu hỏi sau:

• Số lượng nhân viên hiện tại và dự kiến trong tương lai? Điều này sẽ giúp bạn ước tính diện tích văn phòng cần thiết. Hãy tính toán không gian làm việc cá nhân, phòng họp, khu vực chung (lễ tân, pantry, khu vực nghỉ ngơi) và không gian lưu trữ.
• Ngân sách thuê văn phòng tối đa là bao nhiêu? Xác định một khung ngân sách rõ ràng sẽ giúp bạn thu hẹp phạm vi tìm kiếm và tránh lãng phí thời gian vào những lựa chọn nằm ngoài khả năng tài chính. Hãy cân nhắc không chỉ chi phí thuê hàng tháng mà còn các chi phí phát sinh khác như phí quản lý, phí dịch vụ, tiền điện nước, internet...
• Vị trí văn phòng mong muốn ở đâu? Vị trí văn phòng có vai trò quan trọng trong việc thu hút nhân tài, tiếp cận khách hàng và đối tác, cũng như thuận tiện cho việc di chuyển của nhân viên. Hãy xem xét các yếu tố như giao thông, tiện ích xung quanh (ngân hàng, nhà hàng, quán cà phê), an ninh khu vực và hình ảnh của tòa nhà.
• Loại hình văn phòng nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn? Có nhiều loại hình văn phòng khác nhau để bạn lựa chọn, bao gồm:
  • Văn phòng truyền thống: Không gian riêng biệt trong một tòa nhà văn phòng.
  • Văn phòng chia sẻ (Coworking Space): Không gian làm việc chung với các doanh nghiệp khác, thường có các tiện ích và dịch vụ đi kèm.
  • Văn phòng dịch vụ (Serviced Office): Văn phòng đã được trang bị đầy đủ nội thất và các dịch vụ hỗ trợ.
  • Mặt bằng kinh doanh: Thích hợp cho các doanh nghiệp cần không gian vừa làm văn phòng vừa trưng bày sản phẩm hoặc tiếp đón khách hàng trực tiếp.
• Các tiện ích và dịch vụ cần thiết là gì? Hãy liệt kê những tiện ích và dịch vụ mà doanh nghiệp bạn cần, chẳng hạn như:
  • Hệ thống điều hòa không khí trung tâm
  • Hệ thống chiếu sáng tiêu chuẩn
  • Hệ thống internet tốc độ cao
  • Hệ thống an ninh 24/7
  • Lễ tân chuyên nghiệp
  • Phòng họp đa năng
  • Khu vực pantry và giải lao
  • Chỗ đậu xe
  • Thang máy tốc độ cao

• Thời gian thuê văn phòng dự kiến là bao lâu? Hầu hết các hợp đồng thuê văn phòng thường có thời hạn từ một đến vài năm. Hãy cân nhắc kế hoạch phát triển dài hạn của doanh nghiệp để lựa chọn thời gian thuê phù hợp.
• Phong cách và hình ảnh văn phòng mong muốn? Văn phòng làm việc cũng là một phần bộ mặt của doanh nghiệp. Hãy chọn một không gian có thiết kế phù hợp với văn hóa công ty và tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác.

Bước 2: Nghiên Cứu và Tìm Kiếm Văn Phòng Phù Hợp

Sau khi đã xác định rõ nhu cầu, bạn có thể bắt đầu quá trình nghiên cứu và tìm kiếm văn phòng. Dưới đây là một số kênh tìm kiếm hiệu quả:

• Các trang web bất động sản chuyên về cho thuê văn phòng: Đây là nguồn thông tin lớn và đa dạng, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm theo vị trí, diện tích, giá cả và các tiêu chí khác. Một số trang web uy tín tại Việt Nam bao gồm [Liệt kê một vài trang web bất động sản uy tín].
• Các công ty môi giới bất động sản văn phòng: Các chuyên gia môi giới có kiến thức sâu rộng về thị trường và mạng lưới liên hệ rộng rãi, có thể giúp bạn tìm được văn phòng phù hợp một cách nhanh chóng và hiệu quả. Hãy chọn những công ty môi giới uy tín và có kinh nghiệm trong lĩnh vực cho thuê văn phòng.
• Tham khảo thông tin từ bạn bè, đối tác và các mối quan hệ: Đôi khi, những thông tin hữu ích nhất lại đến từ mạng lưới cá nhân của bạn. Hãy hỏi thăm những người đã có kinh nghiệm thuê văn phòng để có thêm gợi ý và lời khuyên.
• Trực tiếp khảo sát các tòa nhà văn phòng tiềm năng: Sau khi đã có danh sách các lựa chọn tiềm năng, hãy dành thời gian đến trực tiếp khảo sát để đánh giá không gian, tiện ích, môi trường làm việc và trao đổi với ban quản lý tòa nhà.

Trong quá trình tìm kiếm, hãy lưu ý các yếu tố sau:

• Uy tín của chủ đầu tư và ban quản lý tòa nhà: Một chủ đầu tư và ban quản lý uy tín sẽ đảm bảo chất lượng tòa nhà, dịch vụ chuyên nghiệp và hỗ trợ tốt cho khách thuê.
• Chất lượng xây dựng và cơ sở vật chất: Kiểm tra kỹ hệ thống điện, nước, điều hòa, thang máy, phòng cháy chữa cháy và các cơ sở vật chất khác để đảm bảo chúng hoạt động tốt và an toàn.
• Môi trường làm việc xung quanh: Quan sát mức độ tiếng ồn, ánh sáng tự nhiên, không gian xanh và các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến sự thoải mái và năng suất của nhân viên.
• Các điều khoản và điều kiện thuê: Đọc kỹ các điều khoản trong hợp đồng thuê, bao gồm thời hạn thuê, giá thuê, phí dịch vụ, điều khoản thanh toán, quy định về sửa chữa và bảo trì, và các điều khoản chấm dứt hợp đồng.

Bước 3: Lên Lịch Xem Văn Phòng và Đánh Giá

Sau khi đã chọn được một vài văn phòng tiềm năng, hãy liên hệ với chủ nhà hoặc công ty môi giới để lên lịch xem trực tiếp. Khi đi xem văn phòng, hãy mang theo danh sách các tiêu chí đã xác định ở Bước 1 và đánh giá từng lựa chọn một cách khách quan.

Dưới đây là một số điểm quan trọng cần lưu ý khi xem văn phòng:

• Diện tích và bố trí
• Ánh sáng và thông gió
• Tiện nghi và dịch vụ.
• Tình trạng cơ sở vật chất
• Tiềm năng phát triển trong tương lai
• Trao đổi và đặt câu hỏi

Bước 4: Đàm Phán Các Điều Khoản Thuê

Sau khi đã chọn được văn phòng ưng ý, bước tiếp theo là đàm phán các điều khoản thuê. Đây là một giai đoạn quan trọng để đảm bảo bạn có được một hợp đồng thuê công bằng và phù hợp với lợi ích của doanh nghiệp.

Một số điều khoản quan trọng cần đàm phán bao gồm:

• Giá thuê: Hãy nghiên cứu giá thuê trung bình của các văn phòng tương tự trong khu vực để đưa ra một mức giá đàm phán hợp lý.
• Thời hạn thuê: Đàm phán thời hạn thuê phù hợp với kế hoạch phát triển của doanh nghiệp.
• Phí dịch vụ: Tìm hiểu rõ các khoản phí dịch vụ bao gồm những gì và đàm phán mức phí hợp lý.
• Tiền đặt cọc: Đàm phán số tiền đặt cọc và các điều khoản hoàn trả.
• Điều khoản tăng giá: Thỏa thuận về tần suất và mức độ tăng giá thuê trong tương lai (nếu có).
• Điều khoản sửa chữa và bảo trì: Xác định rõ trách nhiệm của bên cho thuê và bên thuê trong việc sửa chữa và bảo trì văn phòng.
• Các điều khoản đặc biệt khác: Nếu doanh nghiệp bạn có những yêu cầu đặc biệt, hãy đưa chúng vào quá trình đàm phán.

Lời khuyên: Hãy chuẩn bị kỹ lưỡng thông tin về thị trường và sẵn sàng đưa ra những lý lẽ thuyết phục để bảo vệ lợi ích của mình trong quá trình đàm phán. Nếu cần thiết, bạn có thể thuê một luật sư hoặc chuyên gia bất động sản để hỗ trợ trong giai đoạn này.

Bước 5: Ký Hợp Đồng Thuê Văn Phòng

Sau khi đã đạt được thỏa thuận về tất cả các điều khoản, bước cuối cùng là ký kết hợp đồng thuê văn phòng. Trước khi ký, hãy đọc kỹ từng điều khoản trong hợp đồng một lần nữa để đảm bảo bạn hiểu rõ và đồng ý với tất cả các nội dung.

Một hợp đồng thuê văn phòng tiêu chuẩn thường bao gồm các thông tin sau:

• Thông tin về bên cho thuê và bên thuê.
• Thông tin chi tiết về văn phòng cho thuê (địa chỉ, diện tích, sơ đồ mặt bằng...).
• Thời hạn thuê.
• Giá thuê và phương thức thanh toán.
• Phí dịch vụ và các chi phí khác (nếu có).
• Tiền đặt cọc và các điều khoản hoàn trả.
• Quyền và nghĩa vụ của bên cho thuê và bên thuê.
• Các điều khoản về sửa chữa, bảo trì và cải tạo văn phòng.
• Các điều khoản về chấm dứt hợp đồng.
• Các điều khoản đặc biệt khác (nếu có).

Lưu ý quan trọng:

• Đọc kỹ từng điều khoản: Đừng bỏ qua bất kỳ chi tiết nào trong hợp đồng. Nếu có bất kỳ điều khoản nào bạn không hiểu rõ, hãy yêu cầu giải thích trước khi ký.
• Kiểm tra các phụ lục (nếu có): Hợp đồng thuê thường đi kèm với các phụ lục như sơ đồ mặt bằng, danh mục trang thiết bị (nếu có)... Hãy đảm bảo các thông tin trong phụ lục chính xác và đầy đủ.
• Giữ một bản sao của hợp đồng: Sau khi ký kết, hãy giữ một bản sao hợp đồng có chữ ký của cả hai bên để làm căn cứ pháp lý.

Bước 6: Hoàn Tất Các Thủ Tục và Chuyển Đến Văn Phòng Mới

Sau khi ký hợp đồng, bạn cần hoàn tất các thủ tục thanh toán (tiền đặt cọc, tiền thuê tháng đầu tiên...) theo thỏa thuận. Sau đó, bạn có thể bắt đầu lên kế hoạch chuyển đồ đạc và thiết lập văn phòng mới.

Trong giai đoạn này, bạn có thể cần liên hệ với ban quản lý tòa nhà để được hướng dẫn về các quy định chuyển đồ, lắp đặt internet, điện thoại và các dịch vụ khác.

Thuê văn phòng là một quá trình đòi hỏi sự cẩn trọng và chuẩn bị kỹ lưỡng. Bằng cách làm theo hướng dẫn chi tiết này, bạn sẽ có thể tự tin hơn trong việc tìm kiếm và lựa chọn một không gian làm việc lý tưởng, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của doanh nghiệp và góp phần vào sự thành công lâu dài.

Liên hệ ngay để nhận báo giá ưu đãi cho văn phòng của bạn:

📞 Hotline: 0945 32 32 35
🌐 Website: www.aboffice.vn

ABOffice – Nơi khởi nguồn của những thành công bền vững!