1. Xác định rõ nhu cầu và mục tiêu trước khi setup văn phòng

Bước đầu tiên luôn là hiểu rõ mục tiêu của doanh nghiệp. Không gian văn phòng nên được thiết kế để phục vụ chiến lược phát triển chứ không chỉ đáp ứng số lượng chỗ ngồi.

Những yếu tố cần xác định sớm:

• Số lượng nhân sự hiện tại và dự kiến trong 1–2 năm tới.

• Phong cách làm việc: mở – linh hoạt – riêng tư – hybrid.

• Ngân sách đầu tư ban đầu và chi phí vận hành hàng tháng.

• Yêu cầu hình ảnh thương hiệu: tối giản, sang trọng, sáng tạo, thân thiện môi trường…

• Vị trí ưu tiên: trung tâm, gần khách hàng, thuận tiện giao thông hoặc khu vực có tiềm năng phát triển.

Khi đã xác định rõ những yếu tố này, bạn sẽ dễ dàng chọn được mặt bằng, mô hình văn phòng và phong cách thiết kế phù hợp, tránh những điều chỉnh tốn kém về sau.

2. Lựa chọn mặt bằng văn phòng phù hợp

Vị trí là yếu tố “vàng” trong mọi dự án văn phòng. Một mặt bằng tốt không chỉ thuận tiện cho nhân viên đi lại mà còn nâng tầm hình ảnh doanh nghiệp trong mắt đối tác.

Tiêu chí chọn mặt bằng:

• Diện tích phù hợp: tránh thuê quá lớn (tăng chi phí vận hành) hoặc quá nhỏ (khó mở rộng).

• Hạ tầng sẵn có: hệ thống điện, điều hòa, ánh sáng, thang máy, an ninh, chỗ gửi xe.

• Mức độ hoàn thiện: shell & core, bàn giao trần sàn cơ bản hay full nội thất.

• Điều khoản thuê linh hoạt: nên thương lượng về thời gian thuê, chi phí setup và giai đoạn miễn phí thi công.

Nếu doanh nghiệp muốn setup nhanh và giảm chi phí, có thể lựa chọn văn phòng trọn gói hoặc văn phòng chia sẻ (coworking) – nơi hạ tầng đã hoàn thiện sẵn, chỉ cần vào làm việc ngay.

3. Lên kế hoạch thiết kế và bố trí không gian thông minh

Sau khi chọn được mặt bằng, giai đoạn tiếp theo là thiết kế bố cục và không gian làm việc. Một văn phòng chuyên nghiệp cần cân bằng giữa thẩm mỹ, công năng và cảm xúc.

a. Xác định khu vực chức năng

• Khu vực làm việc chung: sắp xếp linh hoạt, tránh quá nhiều vách ngăn để tối ưu diện tích.

• Phòng họp: nên có ít nhất 1 phòng nhỏ (4–6 người) và 1 phòng lớn (10–12 người).

• Khu vực tiếp khách: nên gần cửa chính, sử dụng nội thất sang trọng và logo thương hiệu nổi bật.

• Pantry hoặc khu nghỉ ngơi: tạo cảm giác thân thiện, giúp nhân viên nạp lại năng lượng.

• Khu vực lưu trữ: tận dụng tủ âm tường hoặc kho mini, tránh chiếm không gian chính.

b. Tối ưu ánh sáng & không khí

Ánh sáng tự nhiên giúp giảm mệt mỏi và tăng năng suất làm việc. Khi thiết kế, hãy ưu tiên bố trí khu làm việc gần cửa sổ, đồng thời dùng đèn LED ánh sáng trung tính để tạo cảm giác dễ chịu.

Ngoài ra, việc thêm cây xanh, vách ngăn thoáng, hệ thống thông gió tự nhiên sẽ giúp không gian hài hòa, mang lại “vượng khí” tốt theo phong thủy văn phòng.

4. Setup nội thất văn phòng: đơn giản – đồng bộ – tiện dụng

Một lỗi phổ biến khi setup văn phòng mới là đầu tư quá nhiều vào hình thức mà quên công năng. Nguyên tắc vàng là đầu tư đủ – đúng – đồng bộ.

Gợi ý nội thất cơ bản cần có:

• Bàn ghế công thái học: giúp nhân viên ngồi lâu mà không mỏi.

• Tủ hồ sơ, kệ để đồ: tối ưu lưu trữ gọn gàng.

• Máy in, máy photocopy, hệ thống mạng & wifi ổn định.

• Bảng tên, logo, biển chỉ dẫn nội bộ.

• Hệ thống camera, PCCC, khóa vân tay ra vào.

Nếu muốn tiết kiệm thời gian, bạn có thể thuê dịch vụ setup trọn gói – đơn vị sẽ lo toàn bộ từ thiết kế, thi công, lắp đặt, trang trí, đến bàn giao hoàn thiện.

5. Kiểm soát ngân sách hiệu quả

Chi phí setup văn phòng mới có thể tăng nhanh nếu không kiểm soát kỹ. Do đó, cần chia rõ các hạng mục chi tiêu và dự trù hợp lý:

Mẹo tiết kiệm:

• Mua sắm nội thất từ nhà cung cấp sỉ hoặc xưởng sản xuất trực tiếp.

• Tận dụng thiết bị cũ nếu còn tốt.

• Ưu tiên thiết kế tối giản để tiết kiệm vật liệu.

• Thương lượng miễn phí thi công ban đầu với chủ tòa nhà.

6. Đảm bảo yếu tố phong thủy và nhận diện thương hiệu

Một văn phòng chuyên nghiệp không chỉ đẹp mà còn phải mang năng lượng tích cực.

Về phong thủy:

• Bàn giám đốc, bàn làm việc chính nên quay về hướng hợp mệnh chủ doanh nghiệp.

• Logo công ty đặt ở vị trí trung tâm hoặc sau lưng lễ tân – tượng trưng cho sự vững vàng.

• Cây xanh hợp mệnh như kim tiền, phát tài, lưỡi hổ… giúp tăng sinh khí.

Về thương hiệu:

• Màu sắc chủ đạo nên đồng nhất với bộ nhận diện doanh nghiệp.

• Logo, slogan, và bảng hiệu nên được đặt ở vị trí dễ nhìn nhất.

• Dùng tranh ảnh, quote hoặc biểu tượng văn hóa công ty để tạo dấu ấn riêng.

7. Ứng dụng công nghệ để setup nhanh & vận hành thông minh

Thời đại số mở ra hàng loạt giải pháp giúp setup văn phòng mới nhanh hơn gấp đôi:

• Hệ thống quản lý thông minh (Smart Office): chấm công, ra vào, điều hòa, đèn chiếu sáng tự động.

• Phần mềm quản lý dự án setup: như Notion, Trello hoặc Monday.com giúp theo dõi tiến độ thi công.

• Giải pháp lưu trữ điện toán đám mây: Google Workspace, Microsoft 365 giúp đội ngũ vận hành trơn tru ngay khi chuyển vào văn phòng mới.

8. Dịch vụ setup văn phòng trọn gói – giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp bận rộn

Nếu bạn không có thời gian tự lên kế hoạch, hãy cân nhắc dịch vụ setup văn phòng trọn gói.
Đơn vị chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ từ A–Z:

• Khảo sát mặt bằng & tư vấn bố trí không gian.

• Thiết kế bản vẽ 2D/3D.

• Thi công nội thất, lắp đặt hệ thống điện – mạng – PCCC.

• Trang trí và hoàn thiện nhận diện thương hiệu.

• Bàn giao văn phòng sẵn sàng hoạt động.

Với dịch vụ này, doanh nghiệp có thể rút ngắn 50–70% thời gian triển khai, đồng thời đảm bảo tính chuyên nghiệp và thẩm mỹ đồng nhất.

9. Checklist setup văn phòng mới hoàn chỉnh

Checklist này giúp bạn theo dõi tiến độ dễ dàng, tránh bỏ sót hạng mục quan trọng khi setup văn phòng mới.

10. Văn phòng mới – khởi đầu cho hành trình mới

Setup văn phòng mới là một quá trình đầy hứng khởi nhưng cũng dễ phát sinh nhiều vấn đề nếu thiếu kế hoạch.
Bằng cách xác định rõ nhu cầu, chọn mặt bằng phù hợp, thiết kế thông minh và quản lý ngân sách chặt chẽ, doanh nghiệp có thể sở hữu một không gian làm việc hiện đại – tiết kiệm – chuyên nghiệp, sẵn sàng cho những bước tiến mới.

Liên hệ ngay để nhận báo giá ưu đãi cho văn phòng của bạn:

📞 Hotline: 0945 32 32 35
🌐 Website: www.aboffice.vn