Fit out văn phòng là gì?
Fit Out là một khái niệm thường được sử dụng trong lĩnh vực thiết kế nội thất và xây dựng, đặc biệt là khi tạo ra một không gian làm việc mới như văn phòng. Fit Out thường được hiểu là quá trình trang trí và bố trí nội thất thất bại cho một không gian, bao gồm việc sắp xếp bố trí, lựa chọn và cài đặt các thiết bị và vật dụng, tạo ra một môi trường làm việc hoàn chỉnh và chỉnh sửa chuyên nghiệp.
Quá trình Fit Out thường mất khoảng từ 1 – 14 tuần tuỳ thuộc vào diện tích và độ phức tạp của dự án. Để hoàn thành những dự án lớn, đòi hỏi kết cấu và lắp đặt ánh sáng phức tạp, thời gian có thể cần kéo dài đến hơn 3 tháng.
Khái niệm Fit Out còn chính là quá trình cải tạo lại văn phòng, việc lắp đặt này nhằm thay đổi diện mạo và hoàn chỉnh các chức năng tại không gian cũ.
Lưu ý trong quá trình Fit Out văn phòng
Việc tuân theo những quy tắc đề ra trong quá trình Fit Out sẽ giúp doanh nghiệp lên kế hoạch phù hợp và không lo việc trễ tiến độ dự án. Một vài điều cân nhắc chính gồm:
– Điều kiện cho phép của toà nhà
– Hạn chế của toà nhà
– Kích thước không gian
– Độ phức tạp của bản thiết kế
– Vật liệu và thời gian thi công
Việc đưa ra các khung thời gian chính xác là rất khó nếu chúng ta không biết từng dự án yêu cầu cụ thể những gì.
Cần bao lâu để hoàn thiện fit out văn phòng
1. Tìm dịch vụ tư vấn cho thuê văn phòng: Khoảng 1 tuần
Thị trường bất động sản thương mại liên tục thay đổi và doanh nghiệp cần nắm rõ thông tin về các toà nhà, xu hướng hiện tại, giá thuê, hợp đồng thuê…
Có rất nhiều vấn đề phức tạp khi tìm thuê văn phòng, vì vậy việc sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng chắc chắn giúp bạn tìm văn phòng mới hiệu quả nhất, cũng như đơn giản hoá quá trình tìm toà nhà phù hợp nhu cầu và ngân sách.
2. Khảo sát và tư vấn hiện trạng văn phòng: Khoảng 1 – 4 tuần
Nắm được tính chất và cách vận hành doanh nghiệp, cũng như đặc thù sử dụng văn phòng của nhân viên giúp công ty đưa ra những quyết định về nơi làm việc mới hiệu quả.
Bằng việc đánh giá chỗ làm hiện tại, bạn có thể ước lượng những điều cần thiết cho địa điểm mới. Điều này giúp việc khảo sát cũng như tư vấn văn phòng mới được thiết thực và chính xác với nhu cầu doanh nghiệp.
Việc khảo sát mặt bằng phù hợp có thể kéo dài từ 1 – 4 tuần, số lượng toà nhà cần xem từ 3 cho đến 20 toà, càng triển khai sớm thì bạn càng tiết kiệm thời gian và ngân sách tìm thuê văn phòng.
3. Lên bản vẽ mặt bằng: 1 tuần
Bản vẽ mặt bằng phản ánh không gian mà bạn chọn sẽ thoả mãn các yêu cầu và nhu cầu của doanh nghiệp.
Đây là bước quan trọng cho việc lên những ý tưởng ban đầu về cách sắp xếp văn phòng.
4. Thương lượng việc thuê văn phòng: 2 – 4 tuần
Đây chính là thời điểm để tìm những thỏa thuận thuê văn phòng tốt nhất với chủ tòa nhà.
Trao đổi kỹ với tư vấn viên của bạn trong quá trình này để đảm bảo rằng bạn sẽ đạt được nhiều lợi ích nhất có thể trong hợp đồng mới.
5. Chọn lựa nhà thầu thi công văn phòng
Hãy tham khảo các bên nhà thầu thiết kế và so sánh các đề xuất khác nhau để chọn giải pháp tốt nhất cho dự án của bạn. Sau khi chọn được nhà thầu, bạn có thể tiến hành ngay đến bước tiếp theo.
6. Hoàn thiện layout thiết kế
Thông qua những buổi hội thảo và cuộc họp với đội thiết kế, doanh nghiệp sẽ có những ý tưởng và định hình diện mạo của không gian mới bằng các layout mặt bằng văn phòng
Đây là mốc trọng điểm của quá trình Fit Out để đưa ra những quyết định cuối cùng và thực hiện bất kỳ thay đổi nào mà bạn muốn lên bản vẽ.
7. Tham khảo các sản phẩm nội thất
Việc tìm nội thất phù hợp có thể kết hợp với bên thiết kế và nhóm phụ trách nội thất nội bộ của bạn.
Bạn sẽ khám phá ra những chất liệu, màu sắc và phong cách khác nhau trong những cuộc hội thảo hay đi xem phòng trưng bày để tìm những nội thất như ý cho văn phòng.
7. Tham khảo các sản phẩm nội thất
Việc tìm nội thất phù hợp có thể kết hợp với bên thiết kế và nhóm phụ trách nội thất nội bộ của bạn.
Bạn sẽ khám phá ra những chất liệu, màu sắc và phong cách khác nhau trong những cuộc hội thảo hay đi xem phòng trưng bày để tìm những nội thất như ý cho văn phòng.
Sau đó họ sẽ bàn bạc với đơn vị cung cấp nội thất để lên kế hoạch cho việc giao hàng đến công trình trước khi lắp đặt.
11. Hoàn thiện văn phòng
Tuỳ vào quy mô của công ty, việc di chuyển đồ đạc tại địa điểm cũ sang mới sẽ cần được thực hiện theo từng bước để đảm bảo doanh nghiệp vẫn hoạt động mà không bị gián đoạn, có thể chuyển từng tầng một hoặc từng đội một.
Đây là lúc những vật dụng công nghệ, công cụ truyền thông và hoạt động kinh doanh cần thiết được đưa vào văn phòng mới.
12. Chuyển địa điểm cũ sang mới
Đã đến lúc chuyển công tác đến địa điểm mới. Bạn có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ của các đơn vị vận chuyển văn phòng trọn gói.
Trên đây là timeline Fit Out thi công mặt bằng văn phòng cụ thể. Nhìn vào chúng ta sẽ hình dung các giai đoạn cần được lên kế hoạch trước sau trong quá trình.
